Inhalt des Kapitels

KAPITEL 4

Die Verbesserung der Workday-Erfahrung durch KI

Die Workday-Benutzererfahrung (UX) zielt darauf ab, die Produktivität und Zufriedenheit der Beschäftigten durch einen einfacheren Zugang zu Informationen und Erleichterungen bei notwendigen Aufgaben zu verbessern. Durch die Integration von KI in die Workday-Erfahrung vereinfachen wir die Arbeit mithilfe intuitiver, intelligenter Lösungen, damit sich Ihr Personal auf das Wesentliche konzentrieren kann.

KAPITEL 4

Die Verbesserung der Workday-Erfahrung durch KI

In diesem Kapitel wird untersucht, wie Workday die Benutzererfahrung mit KI, Automatisierung und Interoperabilität weiterentwickelt. Dabei behandeln wir die folgende Kernfunktionen:

Workday Assistant ermöglicht es Anwendern, über natürliche Spracheingaben nach Antworten zu suchen und ihre Aufgaben zu erledigen. Dadurch sind deutlich weniger manuelle Navigationsschritte notwendig. Diese interaktive KI optimiert die Interaktionen in Workday, wodurch Aufgaben schneller und problemloser erledigt werden können.

Workday Guidance liefert proaktiv situationsbezogene Empfehlungen und Erkenntnisse – je nach Kontext und Anwenderverhalten –, sodass Fachkräfte und Manager zum geeigneten Zeitpunkt die passenden Maßnahmen ergreifen können.

Workday Everywhere integriert Workday in natürliche Arbeitsprozesse, indem wichtige Aufgaben und Erkenntnisse direkt in Microsoft Teams und Slack eingebunden werden. So kann die Belegschaft produktiv bleiben, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.

Workday Mobile sorgt für eine nahtlose und optimierte Erfahrung auf Mobilgeräten, damit Beschäftigte leichter und unabhängig von ihrem Standort Aufgaben erledigen, Einblicke erhalten und in Verbindung bleiben können.

Workday Hubs bieten rollenbasierte, anpassbare Funktionen, die wichtige Workflows und Erkenntnisse zentral konsolidieren, dadurch Reibungsverluste verringern und so die Effizienz verbessern.

Workday Unified Experience führt Drittanbieteranwendungen in einer sicheren und intuitiven Bedienoberfläche zusammen. Dadurch sind weniger Kontextwechsel notwendig und Workday wird zur primären Erlebnisebene für die Workflows Ihres Unternehmens.

In diesem Kapitel erfahren Sie, wie sich die Benutzererfahrung von Workday weiterentwickelt und ein nahtloses, noch intelligenteres und stärker personalisiertes Arbeiten ermöglicht.

Workday Assistant: Mehr Produktivität und Zusammenarbeit durch KI-Unterstützung

Workday Assistant hat sich seit seinen Anfängen als Chatbot enorm weiterentwickelt. Heute setzt es auf KI, damit Fachkräfte und Manager Informationen schnell finden, ihre Aufgaben zügig abschließen und sich problemlos in Workday zurechtfinden. Workday Assistant erfasst den Kontext einer Anfrage und kann dann die richtigen Einblicke liefern, Anwender effizient durch Prozesse führen und Reibungsverluste in täglichen Arbeitsabläufen verringern.

Workday Assistant ist die primäre Art und Weise, wie Anwender in Workday mit KI interagieren. Egal, ob der Zugriff über den Browser, die mobile App oder über Workday Everywhere in Microsoft Teams und Slack erfolgt, die Beschäftigten können in natürlicher Sprache um Hilfe bitten, auf Berichte zugreifen, Unterlagen aktualisieren und Maßnahmen im Arbeitsprozess umsetzen.

Mit KI-gestützten Suchen, Aufgabenempfehlungen und Automatisierungen ermöglicht Workday Assistant ein intuitives und effizientes Arbeiten – unabhängig von der Unternehmensgröße. Workday Assistant lernt kontinuierlich aus den Interaktionen der Anwender und stellt sicher, dass Fachkräfte und Manager relevante und personalisierte Unterstützung erhalten – ganz gleich, ob sie die Verfügbarkeit des Teams prüfen, Urlaub beantragen oder bestimmte Ausgaben genehmigen wollen.

Jetzt haben wir eine Suchleiste für alles. Früher mussten wir Informationen in SAP, Workforce, Taleo, Qualtrics und Klick recherchieren.

Graybar Electric Company, Inc.

Überblick über die Suchfunktionen für natürliche Sprache

Workday Assistant verändert die Art und Weise, wie Mitarbeitende mit Workday interagieren, und macht es einfacher, Informationen zu suchen, Aufgaben zu erledigen und die richtigen Antworten zu erhalten – ohne durch komplexe Menüs zu navigieren. Mithilfe der KI-gestützten Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) können Anwender Fragen stellen und erhalten sofort relevante Antworten – basierend auf ihrer Rolle und ihrem Kontext.

Suchen, scrollen und agieren Sie komfortabel und mühelos. Beschäftigte können mit nur wenigen intuitiven Abfragen schnell Berichte abrufen, Budgets überprüfen, Anträge genehmigen und Routineaufgaben im Bereich Personal- und Finanzwesen abschließen.
Reduzieren Sie Komplexität und kognitive Belastung. Statt sich systemspezifische Fachbegriffe merken zu müssen, können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter normale Alltagssprache verwenden, wodurch Reibungen im Workflow eliminiert werden.
KI, die dazulernt und sich anpasst. Workday Assistant verfeinert seine Antworten stetig auf der Grundlage des Anwenderverhaltens und gewährleistet damit umfassende Relevanz und Genauigkeit.

Vorteile der Kontextsensitivität von Workday Assistant

Der ständige Wechsel zwischen Anwendungen beeinträchtigt die Produktivität. Workday Assistant lässt sich über Workday Everywhere direkt in Microsoft Teams und Slack integrieren, was der Belegschaft folgende Vorteile bietet:

Zugriff auf Einblicke in Workday und Erledigung von Aufgaben, ohne die Kollaborationstools verlassen zu müssen
Proaktive, KI-gestützte Empfehlungen basierend auf dem jeweiligen Workflow
Weniger Kontextwechsel, was zu mehr Effizienz führt

Eine Untersuchung der UC Irvine¹ belegt, dass es mehr als 23 Minuten dauert, bis man sich nach einer Unterbrechung wieder voll konzentrieren kann. Workday Assistant reduziert diese Ablenkungen, indem es das gewohnte Arbeitsumfeld der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigt.

1 Mark, G., Gudith, D. und Klocke, U.: „The Cost of Uninterrupted Work: More Speed and Stress“, 2008.

Man sollte kein Experte in der HR-Jargon sein müssen, um die benötigten Informationen zu finden.

Target

Abb. 4-1 Vereinfachen Sie komplexe Aufgaben durch kontextbezogene, KI-gestützte Einblicke und Unterstützung.

Im ersten Monat hat sich die Zahl der KI-gestützten Suchvorgänge mehr als verdoppelt – wodurch die Effizienz gesteigert wurde und der HR-Bereich sich auf strategisch relevantere Aufgaben konzentrieren konnte.

Western Alliance Bank

Der Workday Assistant ist der primäre Einstiegspunkt für Konversationen und die Erfahrung in Workday, über den Anwender mit KI-Agenten interagieren können. Die KI-Agenten von Workday Assistant optimieren Kernprodukte, indem sie den Zugriff auf Informationen und Workflows vereinfachen.

Workday Human Capital Management (HCM): Fachkräfte und Manager können HR-Aufgaben erledigen, z. B. Urlaubsanträge stellen, Gehaltsabrechnungen einsehen sowie personenbezogene Informationen aktualisieren. Workday Assistant beantwortet auch allgemeine HR-Fragen, was die Zahl der Supportanfragen reduziert.
Workday Financial Management: Mit Workday Assistant können Manager Budgets verfolgen, Berichte generieren und in Echtzeit Einblicke in Finanzinformationen generieren. Statt mehrere Dashboards durchsuchen zu müssen, können sie einfach fragen: „Wie hoch ist mein verbleibendes Budget für dieses Quartal?“ und erhalten dann sofort eine Antwort.
Workday Adaptive Planning: Mit Workday Assistant können Führungskräfte über natürliche Sprache mit Planungsdaten interagieren, was die Analyse von Budgets, Prognosen und wichtigen Performance-Kennzahlen erleichtert. Führungskräfte können zum Beispiel fragen: „Welche sind die wichtigsten Faktoren für unsere Umsatzprognose?“ und erhalten KI-gestützte Einblicke.

Organisationen aus verschiedenen Branchen setzen Workday Assistant ein, um ihre Abläufe zu optimieren und ihre Effizienz zu steigern.

Workday Guidance: Komplexe Aufgaben mit benutzerdefinierten Anleitungen meistern

Workday Guidance verbessert die Produktivität mithilfe digitaler Adoptionslösungen.

Für Führungskräfte auf Vorstandsebene und im HR-Bereich ist Produktivität der ausschlaggebende Faktor bei Technologie-Ausgaben. Organisationen stellen ihrer Belegschaft zwar diverse Produktivitätstools zur Verfügung. Doch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon zu überzeugen, diese Tools auch konsequent zu nutzen, kann eine Herausforderung sein. Viele von ihnen müssen nur gelegentlich komplexe, geschäftskritische Aufgaben übernehmen. Dadurch sind sie mit den einzelnen Prozessschritten nicht mehr vertraut, was wiederum den Zeitaufwand für die Bearbeitung erhöht.

Workday Guidance bildet die Grundlagen für eine erfolgreiche digitale Transformation. Administratoren können damit Schritt-für-Schritt-Anleitungen für komplexe Aufgaben anbieten. Die Fragen der Mitarbeiter werden direkt im Kontext ihres Workflows und der Regeln ihrer Organisation beantwortet, wodurch die Anzahl der HR-Tickets und Anrufe erheblich reduziert wird. Workday Guidance wird eingesetzt, um Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch die Schritte für mehr als 1.000 Geschäftsprozesse zu führen. Die Bibliothek mit Beispielen finden Sie hier.

Workday Guidance bietet proaktive Anleitungen und schrittweise Unterstützung.

Betrachten Sie Workday Guidance als einen digitalen Wegweiser durch die Workday-Plattform, der auf den speziellen Regeln und Prozessen der jeweiligen Organisation basiert.

Kontextbezogene Hilfe erkennt die aktuelle Aufgabe des Beschäftigten und die Position innerhalb des Workday-Prozesses, und bietet dann entsprechende Anleitungen an. Beim Einreichen einer Spesenabrechnung kann Workday Guidance beispielsweise Tipps zur Kategorisierung der Ausgaben oder zum Anhängen von Belegen geben – abhängig von den jeweils geltenden lokalen Regeln und Vorschriften.

Interaktive Tutorials führen durch komplexe Prozesse. Sie heben wichtige Schritte hervor und liefern leicht verständliche Schritt-für-Schritt-Anleitungen.

Personalisierte Empfehlungen bieten Vorschläge, die auf der Rolle, dem Standort und den bisherigen Aktivitäten einer Person basieren, wie z. B. die Bereitstellung relevanter Weiterbildungen oder die Erinnerung eines Managers an anstehende Performance-Reviews.

Eine umfassende Wissensdatenbank ermöglicht es den Mitarbeitenden, schnell auf spezifische Artikel und FAQs zuzugreifen, um ihre Fragen zu beantworten.

Workday Guidance in Aktion

Workday Guidance kann benutzerdefinierte, rollenbasierte Hilfe und Anleitungen für Ihre Belegschaft, Richtlinien und Verfahren direkt in der Anwendung erstellen. Fachkräfte und Manager steigern ihre Produktivität bei Geschäftsprozessen und Aufgaben – von standardisierten Arbeiten bis hin zu außergewöhnlichen Anforderungen. Kunden nutzen Workday Guidance als feldspezifische Hilfe bei Geschäftsprozessen bzw. Aufgaben, was sowohl die Anwenderakzeptanz fördert als auch den Wert ihrer Investition maximiert.

Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten Schritt-für-Schritt-Anleitungen für Onboarding-Aufgaben wie die Einrichtung von Gehaltsüberweisungen oder die Anmeldung zu Zusatzleistungen.
Manager können sich Tipps für konstruktive Feedbacks holen, wenn sie die Performance-Reviews ihres Teams einreichen.
Beschäftigte können beim Einreichen einer Spesenabrechnung Hilfe bei der Kategorisierung von Ausgaben und beim Anhängen von Belegen erhalten.
Finanzteams erhalten Hilfestellung, wenn sie Finanzberichte oder eine Analyse der Budget-Abweichungen erstellen, während sie im System arbeiten.

Ich würde Workday Guidance jedem empfehlen. Alle, die diese Funktion nicht nutzen, verpassen ziemlich viel. Workday Guidance geht weit über die Geschäftsprozesse hinaus, bei denen Hilfetexte häufig unbeachtet bleiben. Die Lösung deckt auch Bereiche ab, für die wir bisher keine Anleitungen erstellen konnten.

Kohl’s

Abb. 4-2 Workday Guidance – Tipps und Links zu Artikeln

Workday Guidance geht mit schrittweiser Unterstützung über den herkömmlichen Support hinaus.

Workday Guidance vereinfacht die Aufgabenerledigung durch schrittweise Unterstützung und Support auf Feldebene. Dank kontextbezogener Anleitungen und direktem Zugriff auf Wissensartikel können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aufgaben schneller erledigen und müssen weniger Support-Tickets ausfüllen. Workday Guidance lässt sich auch nahtlos in Workday Help integrieren und optimiert so die Fallerstellung und -umleitung für Endanwender. Wenn zusätzliche Hilfe benötigt wird, können Anwender bequem direkt aus einem QuickTipp heraus einen Fall erstellen und so wertvolle Zeit sparen.

Menschen im Arbeitsprozess begleiten

Workday Everywhere: Nahtlose Integration in tägliche Workflows

Die meisten Organisationen stellen ihren Beschäftigten Hunderte von Anwendungen zur Verfügung, damit sie ihre Aufgaben effizient erledigen können. Während bestimmte Apps im Minutentakt zum Einsatz kommen, werden andere nur einmal im Quartal genutzt. Wie sollen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Überblick über die zahlreichen Oberflächen, Datenformate und Namenskonventionen behalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen? Ist es möglich, das Arbeiten innerhalb einer einzigen Bedienoberfläche zu optimieren und gleichzeitig auf Daten und Workflows aus diversen anderen Systemen zuzugreifen?

Workday ist eine von Hunderten Anwendungen, die Beschäftigte bereits nutzen. Wir möchten die Menschen in ihrem natürlichen Arbeitsprozess begleiten. Deshalb sind wir Partnerschaften mit erstklassigen und häufig genutzten Kollaborationsanwendungen wie Microsoft Teams und Slack eingegangen. Zudem erweitern wir unsere Integrationen in Salesforce.

Workday Everywhere verknüpft Daten und User Experience, um die alltäglich Workday-Funktionen in diese Anwendungen zu integrieren. In Microsoft Teams und Slack können Mitarbeiter Urlaubsanträge stellen, Feedback und Anerkennung an Kollegen geben oder auch Gehaltsabrechnungen einsehen. Sie können auch direkt mit Workday Assistant interagieren und beispielsweise nachfragen, welche erforderlichen Learning-Kurse demnächst abgeschlossen werden müssen – ohne dabei die Bedienoberfläche von Slack oder Microsoft Teams verlassen zu müssen.

Dank der in Microsoft Teams und Slack integrierten Konversationsfunktionen von Workday Assistant können die Beschäftigten über die natürliche Spracheingabe präzise und personalisierte KI-gestützte Empfehlungen von Workday erhalten, was die Mitarbeiter-Experience in entscheidenden Momenten erheblich verbessert. Jemand könnte zum Beispiel in Slack oder Microsoft Teams Folgendes eingeben: „Urlaubsantrag für morgen einreichen“. Workday Assistant würde die Mitarbeiterin oder den Mitarbeiter dann Schritt für Schritt durch den ganzen Prozess führen. Workday Everywhere versteht es, die Benutzererfahrung auf die Rollen, Standorte, Sprachen und Vorlieben der einzelnen Personen zuzuschneiden.

Abb. 4-3 Die Startseite von Workday for Slack bietet einfachen Zugriff auf Schnellaktionen und den Teamkalender.

Workday Everywhere unterstützt Fachkräfte und Manager.

Workday Everywhere liefert Echtzeit-Benachrichtigungen in vernetzten Anwendungen, sodass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter immer alle erforderlichen Informationen haben, um ihre Aufgaben fristgerecht zu erledigen. Sie können sich von Workday Assistant durch die einzelnen Schritte führen und dabei Unternehmensrichtlinien erklären lassen, ohne ihr bevorzugtes Kollaborationstool verlassen zu müssen. Manager haben direkten Zugriff auf die Urlaubspläne ihrer Teams, können wichtige Termine wie Arbeitsjubiläen, eingegangenes Feedback der Teammitglieder, Weiterbildungsanfragen, eingereichte Spesen und viele weitere gängige HR-Aufgaben und Details abrufen, ohne zwischen Anwendungen wechseln zu müssen. Die Verbesserungen sind bemerkenswert:

Benachrichtigungen in Workday Everywhere haben dazu geführt, dass die Genehmigungsquote der Manager für verschiedene Prozesse um das Zweifache gestiegen ist.
Benachrichtigungen verkürzten die Zeit bis zur Genehmigung um das 1,5-fache und sparten im Durchschnitt fast einen Tag.

Abb. 4-4 Die Startseite von Workday for Microsoft Teams bietet einen Snapshot aller anstehenden Aufgaben, Schnellaktionen und mehr.

Mit Workday Everywhere liefert schnellen Mehrwert – ganz ohne aufwendige Einrichtungsprozesse. Diese Integration wird von Workday entwickelt und verwaltet, so dass Sie sie schnell konfigurieren können. Außerdem ist Workday Everywhere bereits in Ihrem HCM-Abonnement enthalten. Es fallen keine versteckten oder zusätzlichen Kosten an. Die unternehmensweiten Sicherheits- und Datenschutzstandards von Workday bieten das gleiche Maß an Schutz für Daten aus verbundenen Anwendungen.

Akzeptanz von Workday Everywhere beim Kunden.

Workday Everywhere fügt sich nahtlos in die Strategie der Mitarbeiter-Experience-Technologie von Manulife ein, indem es in Microsoft Teams integriert wird – dem Tool, in dem unsere Kollegen am häufigsten zusammenarbeiten. Wir entlasten unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sodass sie sich auf kreative und strategische Aufgaben konzentrieren können.

Manulife Financial Corporation

Workday for Teams hat unsere Benutzererfahrung mit Workday revolutioniert. Die Genehmigung von Urlaubsanträgen wurde von zwei Tagen auf einen halben Tag verkürzt, ohne dass sich die Beschäftigten bei Workday anmelden müssen – ein echter Fortschritt.

Frontiers

Geplante Integrationen in Microsoft 365 Copilot und Salesforce

Durch die Integration von Workday HCM in Microsoft 365 Copilot und Salesforce und dank KI-Unterstützung können Anwender direkt in Microsoft 365 Copilot oder Salesforce auf Workday-Daten zugreifen. Damit lassen sich Aufgaben effizient identifizieren und erledigen, Komplexitäten reduzieren und Workflows automatisieren.

Der kommende Workday Agent in Microsoft 365 Copilot wird noch mehr Automatisierung und Effizienz in die täglichen Prozesse bringen. Manager und Fachkräfte erhalten einen kompakten Überblick über wichtige Veranstaltungen der bevorstehenden Woche und zeitkritischen Aufgaben. Vor einem Performance-Review mit einem Teammitglied liefert der Workday Agent in Microsoft 365 Copilot den Managern durch eine Konversation in natürlicher Sprache wichtige Erkenntnisse aus den Workday-Daten des Teammitglieds, ohne dass sie dafür Microsoft Teams verlassen müssen. Das können zum Beispiel Informationen über Ziele, Kompetenzen, absolvierte Learning-Kurse und Fortschritte aus Notizen zu Einzelgesprächen sein, die etwa in Microsoft Word gespeichert sind.

Mitarbeiter, Kunden und Finanzen sind die drei wichtigsten Elemente eines jeden Unternehmens. Salesforce und Workday haben das Ziel, durch die Zusammenführung der leistungsfähigsten Datasets in Unternehmen – HR-, Finanz- und CRM-Daten – eine vereinheitlichte Datengrundlage zu schaffen. Durch die Integration unserer Plattformen und leistungsstarken KI-Funktionen wollen wir in Salesforce und Workday außergewöhnliche Mitarbeite-Experiences mit relevanten, gesprächsbasierten Antworten auf Mitarbeiteranfragen bieten.

Sie können beispielsweise CRM- und HR-Plattformen systemübergreifend abfragen, um die Beziehung zwischen Vertriebsdaten und Human Resources zu untersuchen. Stellen Sie sich vor, Sie müssten wissen, wie Sie die Performance Ihres Teams optimieren können und wie gut es aufgestellt ist, um die prognostizierten Nachfragesignale in der Pipeline zu erfüllen. In Workday können Sie den Workday Assistant nach den CRM-Vertriebsdaten fragen. Der Workday Assistant stellt diese Informationen prompt bereit und bietet Empfehlungen, sodass Sie informiert sind und rechtzeitig Entscheidungen treffen können. In Salesforce können Sie hingegen mit Agentforce interagieren, um sich Ratschläge für eine erfolgreiche Geschäftsabwicklung zu holen.

Workday Mobile: Mobile Belegschaft und Remote-Arbeitskräfte

Jeder nutzt Mobilgeräte für die Arbeit, zur Kommunikation und in der Freizeit. Arbeitnehmer erwarten, dass die Anwendungen, mit denen sie beruflich zu tun haben, auch mobilfähig sind, sodass sie mit einer vertrauten Bedienoberfläche arbeiten und ihre Aufgaben zügig erledigen können. Heutzutage erledigen Büroangestellte mehr Arbeit von unterwegs als je zuvor und die Zahl der mobilen Belegschaft wird durch die weitere Verbreitung mobiler Geräte stetig zunehmen. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schätzen und erwarten einen komfortablen Mobilzugang zu ihren Personal- und Finanzdaten. Arbeitgeber müssen dieser Anforderung nachkommen – anderenfalls droht ihnen Mitarbeiterfluktuation und damit der Verlust ihrer wertvollsten Ressource.

Zur Unterstützung einer zunehmend verteilten Belegschaft erleichtert die mobile Workday-App die Erledigung von HR- und Finanzaufgaben für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit oder ohne den Zugang über einen Desktop-Webbrowser oder Computer. Es überrascht daher nicht, dass die Nutzung mobiler Apps für Workday-Services um 50 % schneller wächst als die Nutzung der Web-Oberfläche.

Übersicht der mobilen Funktionen

Mit der mobilen Workday-App können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Aufgaben verwalten, sich mit Projektexperten vernetzen, wichtige Unternehmensmitteilungen abrufen und Chancen für die Karriereentwicklung wahrnehmen – jederzeit und völlig ortsunabhängig. Zum Beispiel:

Die Spesenabrechnung akzeptiert ein Fotos eines Belegs von einer Smartphone-Kamera und extrahiert daraus automatisch alle wichtigen Daten wie Datum, Betrag und Anbieter.

Die Zeiterfassung erlaubt es Mitarbeitern, sich mit nur einem Fingertipp ein- bzw. auszustempeln und bietet den zusätzlichen Mehrwert von Geofencing-Funktionen.

Workday Benefits macht es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern leicht, ihre Zusatzleistungen von jedem beliebigen Gerät aus auszuwählen, zu ändern und anzumelden.

Beschäftigte haben die Möglichkeit, Learning-Kurse mobil abzurufen und im ganz persönlichen Tempo und bequem zu lernen.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern können ihre Kompetenzen auf dem neuesten Stand, interne Stellenausschreibungen erkunden, Feedback geben und Performance-Reviews abschließen.

Abb. 4-5 Mit der mobilen Workday-App können Beschäftigte ihre Auszahlungsoptionen bequem von unterwegs aus verwalten.

Abb. 4-6 Mit der mobilen Workday-App haben Beschäftigten unkomplizierten Zugriff auf allgemeine Aufgaben wie das Ein- und Ausstempeln und können Unternehmensmitteilungen auch unterwegs abrufen.

Wichtige Funktionen für unterwegs

Mit über 8,8 Millionen monatlich aktiven Anwenderinnen und Anwendern wächst die mobile Workday-App 1,8-mal schneller als die Desktop-Version (im Fünfjahresdurchschnitt). Die meisten Anwender sind Beschäftigte im Handel, Gastgewerbe, Gesundheitswesen und in der Fertigungsindustrie, die nicht am Schreibtisch arbeiten. Doch auch Büroangestellte greifen unterwegs auf mobile Lösungen zurück, um überall produktiv zu sein. Für diese Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die App mehr als nur ein Hilfsmittel. Sie ist ein primäres bzw. wesentliches Tool, um ihre Arbeit zu erledigen. Deshalb ist es so wichtig, eine nahtlos, intuitive und effiziente Anwendererfahrung zu gewährleisten.

Da mobile Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht immer über eine stabile Internetverbindung verfügen, bietet die mobile Workday-App den Offline-Zugriff auf zentrale Funktionen und Daten. So lassen sich wichtige Aufgaben wie das Ein- und Ausstempeln auch ohne Konnektivität erledigen.

Beschäftigte, die auf Mobilgeräte angewiesen sind, erhalten direkt über das eigene Smartphone bzw. Tablet sicheren Zugang zu den Apps, die sie in ihren täglichen Workflows am häufigsten nutzen. So können sie:

Zeiterfassung und Anwesenheit aufrufen
Schichten planen
Aufgaben verwalten
Anfragen und Transaktionen genehmigen
Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter onboarden
Personenbezogene Informationen anzeigen und verwalten
Gehaltsabrechnungen einsehen
Performance-Reviews abschließen
Profile von Arbeitskollegen abrufen
Belege digitalisieren, Spesen erfassen und Spesenabrechnungen genehmigen
Bedarfsanforderungen erstellen, Aufträge verfolgen, Ausgaben verfolgen und Budgets genehmigen

Bei Workday arbeiten wir kontinuierlich an der Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit unserer mobilen App. Wir steigern die Performance und Reaktionsfähigkeit, vereinfachen mithilfe von KI die Navigation und Suche, fügen Funktionen zur Barrierefreiheit hinzu und bieten einen individuell konfigurierbaren Startbildschirm. Zum Beispiel:

Dank Push-Benachrichtigungen, Offline-Zugriff und Schnellaktionen für Manager macht die tägliche Arbeit mit der mobilen App Freude.
Eine biometrische Anmeldung gewährleistet schnellen und sicheren Zugang für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Echtzeitinformationen zu Gehaltsabrechnungen lassen sich in der mobilen Workday-App nun 30 % schneller anzeigen. Workday verwendet die WebView-Technologie zur schnellen Aktivierung mobiler Funktionen – in Kombination mit unseren maßgeschneiderten Bedienerfahrungen. Durch den raschen Ausbau unserer mobilen Funktionen können wir mehr Features in kürzerer Zeit bereitstellen, ohne Kompromisse bei der erstklassigen Benutzererfahrung machen zu müssen.

Unsere Roadmap für mobile Geräte umfasst die Entwicklung maßgeschneiderter Erfahrungen für wichtige Aufgaben und die Nutzung von WebView-Experiences, um noch mehr Aufgaben auf Mobilgeräte zu bringen. Außerdem nutzen wir die Möglichkeiten des Betriebssystems, damit unsere App immer die neueste Technologie verwendet.

KI-Verbesserungen auf mobilen Geräten

Workday Mobile nutzt das Potenzial der KI, um eine erstklassige, intuitive Benutzererfahrung zu bieten, die auf die Bedürfnisse der mobilen Belegschaft von heute zugeschnitten ist. Durch die Nutzung von KI für personalisierte Inhaltsempfehlungen, die proaktive Bereitstellung wichtiger Informationen und durch die Automatisierung von Routineaufgaben unterstützt Workday Anwender dabei, noch effizienter zu arbeiten.

Unsere KI-Verbesserungen richten sich speziell an die mobile Belegschaft. Sie ermöglichen diesen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter eine mühelose Navigation und Erledigung von Aufgaben, sodass sie sich ganz auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Unsere Roadmap für KI-Funktionen umfasst eine verbesserte Suchfunktion, damit Mitarbeiter darüber sofort finden können, was sie benötigen. Die Bedienoberfläche wurde mit einem neuen Look und einer intuitiven Informationsstruktur neu gestaltet, sodass Sie die benötigten Informationen leichter denn je durchsuchen und finden können.

Darüber hinaus führen wir Intelligent Answers ein, eine KI-gestützte Suchfunktion, die den Zweck Ihrer Anfrage versteht und Ihnen direkte Antworten liefert. So müssen Sie sich nicht mehr mühsam durch umfangreiche Artikel arbeiten, um die Informationen zu finden, die Sie eigentlich sofort benötigen.

Beispielsweise hilft die Workday Assistant-Funktion Beschäftigten dabei, ihre Gehaltsabrechnungen leichter zu verstehen. Sie erhalten sofort Antworten auf Fragen wie: „Warum ist mein Gehalt in dieser Woche niedriger?“ oder „Wie viel Steuern habe ich im letzten Monat gezahlt?“ So können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Finanzen aktiv gestalten, Gehaltsdetails verstehen und sicher planen.

Zusammen mit dem Workday Assistant machen wir auch diverse KI-Funktionen für mobile Geräte verfügbar. Dazu gehören beispielsweise proaktive Terminbenachrichtigungen, intelligente Benachrichtigungen, Kompetenzabgleich und Entwicklungsempfehlungen sowie die Automatisierung von Formularen, bei der Belege mithilfe KI-gestützter OCR gescannt und Felder in Spesenabrechnungen automatisch ausgefüllt werden.

Wir werden unsere KI-Funktionen für mobile Anwendungen auch weiterhin verbessern und ausbauen. Die Teams für mobile Produkte bei Workday werten Daten aus und messen sie, um die nächsten Entwicklungsschritte im Bereich der mobilen KI zu ermitteln.

Sicherheit zum Schutz der Daten Ihrer mobilen Belegschaft

Workday implementiert branchenführende Sicherheitspraktiken und -technologien, um den Schutz von Anwenderdaten und der Privatsphäre in der mobilen Workday-App zu gewährleisten. Dazu gehören gerätespezifische Sicherheitsmaßnahmen des mobilen Betriebssystems wie biometrische Authentifizierung oder PIN-Codes, Verschlüsselung während der Datenübermittlung oder für gespeicherte Daten, Sicherung des Netzwerkzugriffs und die Garantie, dass keine Daten auf dem Gerät gespeichert werden. Die Entwickler der Workday-Apps halten den Secure Software Development Life Cycle (SSDLC) und die DevSecOps-Praktiken ein.

Weitere Informationen finden Sie in Kapitel 5 über die Sicherheit von Workday.

Kunden profitieren von mobilen Lösungen

Workday ist ein außerordentlicher Erfolg für unsere Frontline-Beschäftigten, da der Zugriff auf die mobilen Anwendungen einfach ist.

McKee Foods Corporation

Die Arbeit in verschiedenen Systemen und die Erledigung umfangreicher Verwaltungsaufgaben haben nicht nur die Produktivität und Effizienz, sondern auch die Stimmung im Team beeinträchtigt. Rund 90 % unserer Handelsunternehmen greifen inzwischen über die mobile App auf wichtige Informationen zu. Das hat einen großen Unterschied gemacht.

British Heart Foundation

Modernisierung in großem Umfang

Jedes Unternehmen steht unter dem permanenten Druck, Systeme zu modernisieren, die mit Veränderungen in Business Operations, strategischen Zielen, globalen Finanzvorschriften und einer flexiblen Belegschaft – ob im Homeoffice oder im hybriden Arbeitsmodell – nicht mehr mithalten können. Auch KI entwickelt sich schnell zu einem der wichtigsten Faktoren für Modernisierungsmaßnahmen. Es zwingt die Unternehmensführung, die Nutzung von IT-Systemen zu überdenken, um sie effizienter und produktiver zu machen, z. B. indem die Anzahl der generierten Help-Tickets reduziert und die Lösung von Tickets schneller abgeschlossen wird.

In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie Workday Hubs entwickelt, damit sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihre Aufgaben konzentrieren und diese dann schneller erledigen können. Außerdem befassen wir uns mit der vereinheitlichten Experience-Ebene, über die externe Daten und Anwendungen in die Workday-UX eingebunden werden können, was einen nahtlosen Workflow im gesamten Unternehmen schafft. Diese Funktionen bilden die Grundlage für die umfangreiche Modernisierung der IT.

Workday Hubs: Zentrale, rollenbasierte Oberflächen

Jeder Beschäftigte erfüllt eine bestimmte Aufgabe: Ein Supply Chain Manager sorgt dafür, dass die Produktion auf Hochtouren läuft, und ein Ingenieur entwickelt das nächste Konsumprodukt mit Bestseller-Potenzial. Allerdings haben diese Personen auch andere Aufgaben auf ihrer To-do-Liste, z. B. die Verwaltung ihrer Zusatzleistungen, die Beurteilung von Teammitgliedern hinsichtlich ihrer Beförderungsmöglichkeiten und die Besetzung neuer Stellen. All diese Routineaufgaben ziehen Zeit, geistige Kapazitäten und Energie von den eigentlichen Aufgaben der Beschäftigten ab. Wie gelingt es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die notwendigen Arbeiten zügig zu erledigen, um sich wieder auf ihre Kernaufgaben konzentrieren zu können?

Workday bietet zahlreiche vorkonfigurierte themen- und rollenbasierte Hubs, die einen schnellen Zugriff auf relevante Einblicke ermöglichen und die Erledigung von Aufgaben optimieren. Mit Workday-Hubs können Beschäftigte ihre Aufgaben zügig erledigen, um sich dann wieder ihrer produktiven Tätigkeit zu widmen.

Abb. 4-7 Der Manager Insights Hub ermöglicht den Zugriff auf Einstellungs- und Personalinformationen, Einblicke zum Team, Zeitmanagement, Budget und Ressourcen sowie Performance-Einblicke.

Das System der Workday-Hubs

Workday-Hubs sind so gestaltet, dass sie die verschiedenen Mitarbeitergruppen in Ihrer Organisation unterstützen, wobei jede Gruppe spezifische Bedürfnisse hat und unterschiedlich mit Workday interagiert. Die Hub-Suite unterstützt Personas wie Manager, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, HR-Fachkräfte, Finanzexperten, Studierende und Administratoren und liefert handlungsorientierte Erkenntnisse und Aufgaben zur Steigerung der Produktivität. Das Hubs-Framework ist sowohl auf Desktop- als auch auf mobilen Plattformen verfügbar.

Hubs bieten nicht nur hervorragende vorkonfigurierte Funktionen, sondern sind auch äußerst flexibel. Sie können die Hubs entsprechend den jeweiligen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen und dabei die Erkenntnisse und Aufgaben berücksichtigen, die für Sie wichtig sind.

Hubs, die von Workday bereitgestellt werden

Mitarbeiter

Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub
Spesen-Hub
Stellen-Hub
Karriere-Hub

Manager

Manager-Hub
Zeit- und Zeitplanungs-Hub

HR-Fachkräfte

HR Partner-Hub
Kandidaten-Engagement-Hub
Campus-Engagement-Hub
Hub für globale Entgeltabrechnung
Hub für Tätigkeitsarchitektur (2025R1+)

Finanzfachkräfte

Hub für Lieferantenkonten
Abschluss- und Konsolidierungs-Hub
Einkäufer-Hub
Projektmanager-Hub
Hub für zusätzliche Daten

Studierende

Hub für akademischen Bereich
Finanzen-Hub

Administratoren

Übersetzungs-Hub
Hub zum Abgleich von Studentenzuwendungen
Adoption Planning-Hub (2025R1)
Onboarding Planning-Hub (2025R1)
Systemadministrator-Hub (2025R1)

Mitarbeiter

Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub
Spesen-Hub
Stellen-Hub
Karriere-Hub

Manager

Manager-Hub
Zeit- und Zeitplanungs-Hub

HR-Fachkräfte

HR Partner-Hub
Kandidaten-Engagement-Hub
Campus-Engagement-Hub
Hub für globale Entgeltabrechnung
Hub für Tätigkeitsarchitektur (2025R1+)

Finanzfachkräfte

Hub für Lieferantenkonten
Abschluss- und Konsolidierungs-Hub
Einkäufer-Hub
Projektmanager-Hub
Hub für zusätzliche Daten

Studierende

Hub für akademischen Bereich
Finanzen-Hub

Administratoren

Übersetzungs-Hub
Hub zum Abgleich von Studentenzuwendungen
Adoption Planning-Hub (2025R1)
Onboarding Planning-Hub (2025R1)
Systemadministrator-Hub (2025R1)

Der Manager Insights Hub bietet Managern einen umfassenden Überblick über ihr Team, einschließlich Performance-Daten, Vergütung, Entwicklungspläne und offene Stellen. Er hilft ihnen, ihr Team effektiv zu führen und auf Fakten gestützte Entscheidungen zu treffen.

Der Zusatzleistungs- und Vergütungs-Hub bietet einen zentralen Ort, an den ein Unternehmen seine Beschäftigten für alle Fragen zu Zusatzleistungen und Entgeltabrechnung verweisen kann. Dort finden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Tools, mit denen sie ihre ausgewählten Vergütungen und Zusatzleistungen anzeigen und ändern können.

Der Stellen-Hub unterstützt Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, ihre berufliche Entwicklung selbst in die Hand zu nehmen. Hier können sie in ein und derselben Oberfläche interne Karrierechancen erkunden, Bewerbungen verwalten und ihre Fortschritte verfolgen.

Der HR Partner-Hub bündelt wichtige Informationen, Aufgaben und Berichte zum Personalmanagement an einer zentralen Stelle, um die Effizienz zu steigern und HR-Partnern zusätzliche Zeit für strategische Projekte zu verschaffen.

Im Hub für Lieferantenkonten können Kreditorenbuchhalter und Manager ihre Arbeitswarteschlangen von einer zentralen Stelle aus verwalten und gleichzeitig mühelos zu häufig verwendeten Aufgaben und Berichten navigieren.

Der Abschluss- und Konsolidierungs-Hub ist ein Arbeitsbereich in der Workday Financial Management-Suite, der den Prozess zur Erstellung von Finanzabschlüssen optimiert und vereinfacht. Damit erhält die Buchhaltung eine zentrale Plattform, über die sie sämtliche abschlussbezogenen Aufgaben steuern, in Echtzeit auf Daten zugreifen und den Fortschritt von Abschlüssen überwachen kann.

Der Projektmanager-Hub bietet einen Arbeitsbereich, in dem Projektmanager Aufgaben verwalten und den Fortschritt von Projekten verfolgen können.

Mit dem Systemadministrator-Hub erhalten Administratoren eine zentrale Plattform für die Konfiguration von Startseite, Navigation, Hubs und der Suchfunktion – für eine noch effizientere Verwaltung dieser Elemente. Außerdem schafft er die Basis, um Nutzungskennzahlen direkt in Ihrem Mandanten darzustellen. Dadurch erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse über die Interaktion Ihrer Mitarbeiter mit Workday.

Rollenbasierter Ansatz bietet unmittelbare Vorteile

Durch den Einsatz dieser Hubs können Workday-Kunden eine personalisiertere und effizientere Erfahrung für ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schaffen und gleichzeitig die Produktivität verbessern sowie Kernprozesse rationalisieren.

Steigern Sie die Effizienz, indem Sie Workflows optimieren und die Navigation zu mehreren Anwendungen reduzieren.
Steigern Sie die Produktivität, indem Fachkräfte und Manager Aufgaben schneller erledigen und einfacher auf Informationen zugreifen können.
Ermöglichen Sie bessere Entscheidungsfindungen mit einem umfassenden Überblick über kontextbezogene, aktuelle Daten.

Rollenbasierte Hubs sorgen für eine moderne, noch intuitivere und einheitlichere Erfahrung für alle Anwendergruppen. Sie lassen sich mühelos aktivieren, wodurch Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sofort und mit nur geringem Schulungsbedarf damit arbeiten können.

Die Erfahrung unserer Kunden mit Hubs

In den fünf Hubs, die wir aktiviert haben, werden zentrale Anlaufstellen für unsere Anwenderinnen und Anwender geschaffen, an denen Berichte und Aufgaben besser auffindbar sind und in einem modernen Umfeld bereitgestellt werden können.

ACE Hardware

Hubs heben sich durch ihre Bedienoberfläche von anderen Lösungen ab. Sie ist wesentlich strukturierter und ansprechender.

MGM Resorts

Der Manager Insights Hub und der Stellen-Hub bieten viel mehr Transparenz über den Status einer Anfrage, z. B. beim Erstellen einer Personalanforderung.

DraftKings

Zukünftige Hub-Entwicklungen: Erweiterung der direkten Möglichkeiten in Workday

Workday wird die Hubs stetig mit weiteren Inhalten und Funktionen optimieren. Wir möchten Ihnen zusätzliche Konfigurationsmöglichkeiten und Kennzahlen für Einblicke in das User Engagement bieten, damit Ihr Unternehmen Ihre Benutzererfahrung gestalten und optimieren kann. Außerdem wird das Portfolio der verfügbaren Hubs künftig ausgebaut, um weitere Hubs für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, das Management, HR-und Finanzfachkräfte, Studierende und Administratoren bereitzustellen.

Workday Unified Experience: Eine kohärente Workday-Umgebung

Mit der Workday Unified Experience können Unternehmen eine einheitliche Datenquelle für ihre HR- und Finanzsysteme schaffen und so die Self-Service-Erfahrung der Mitarbeitenden konsolidieren und vereinfachen. Zur Steigerung der Flexibilität bei der Integration externer Systeme und Experiences in Workday bietet die Plattform vielfältige Konfigurations- und Anpassungsmöglichkeiten für wichtige Bereiche wie die Startseite, die globale Navigation und für Hubs.

Die Funktionen sind so aufeinander abgestimmt, dass sie eine intuitive und ganzheitliche Benutzererfahrung bieten. Workday bietet Kunden die Möglichkeit, ihre Plattform zu konfigurieren und an die eigenen geschäftlichen Anforderungen anzupassen. Die Lösung verbindet die Flexibilität vorhandener Funktionen mit innovativen neuen Möglichkeiten, mit denen Kunden benutzerdefinierte Inhalte an wichtigen Workday-Touchpoints erstellen und so die Mitarbeitererfahrung verbessern können. Das einheitliche Erlebnis optimiert die Investitionen von Workday-Administratoren und IT-Teams in die Software.

Einfache, optimierte Selfservice-Funktionen

Das einheitliche Konzept bietet Mitarbeitern einen sicheren Einstiegspunkt, der das Stammdatensystem, die Workflows für die Aufgabenerledigung und die Benutzererfahrung zentral zusammenführt. Durch diesen Ansatz sind alltägliche Selfservice-Aufgaben und Transaktionen an allen Touchpoints – einschließlich Desktop und mobile Anwendungen – leicht zugänglich. Durch die feste Integration von Funktionen und den Schwerpunkt auf eine einheitliche Benutzererfahrung stellt Workday sicher, dass alle Funktionen in der vereinheitlichten Plattform nahtlos zusammenarbeiten.

Flexible Investitionsoptionen

Workday stellt zahlreiche Funktionen in einer einheitlichen Bedienoberfläche bereit, um alle Kundenanforderungen zu erfüllen. Mit den Low- und No-Code-Lösungen können Kunden konfigurationsbasierte Konzepte nutzen, die kostengünstige Methoden zur Integration externer Inhalte und Aufgaben in Workday bieten. Unser leistungsfähiges Partnernetzwerk ergänzt diese Strategien. Alle, die erweiterte Anpassungsmöglichkeiten benötigen, können mit den Lösungen Workday Extend und Built on Workday eine vollkommen individuelle und integrierte Oberfläche gestalten.

Zuverlässig und sicher

Workday hilft Kunden, die Integrität ihrer Daten zu wahren und Sicherheitsrichtlinien durchzusetzen, die auf ihre Risikotoleranz und Compliance-Vorgaben abgestimmt sind. Da Workday Daten innerhalb des Stammdatensystems speichert, können Kunden darauf vertrauen, dass ihre sensiblen Daten geschützt sind, während sie von einer einheitlichen und optimierten Benutzererfahrung profitieren.

Eine zentrale Anlaufstelle für die Belegschaft

Kunden können Workday-Funktionen wie die Startseite, die globale Navigation und die Hubs nutzen, um alle wichtigen Links zu konsolidieren, die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für Aufgaben in den Bereichen HR und Finanzen benötigen.

Schnellaktionen auf der Startseite: Wir implementieren Schnellaktionen. Dabei handelt es sich um eine Link-Sammlung oben auf der Startseite, über die Beschäftigte schnell auf regelmäßig benötigte Ziele und Aufgaben zugreifen können. Administratoren können diese Links konfigurieren, sodass die wichtigsten internen und externen Workday-Ressourcen für die Belegschaft leicht zugänglich sind.

Optimierte globale Navigation: Auf der globalen Navigationsoberfläche können Kunden Abschnitte anpassen und Links zu Zielen innerhalb und außerhalb der Workday-Umgebung einfügen. Diese Funktion vereinfacht die Suche nach und den Zugriff auf alle verfügbaren Ressourcen.

Kontextbezogene Links in Hubs: Kunden können in Hubs zusätzliche, speziell auf den Kontext des jeweiligen Hubs zugeschnittene Links und Aktionen anzeigen. Dadurch können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Aufgaben noch besser suchen, aufrufen und erledigen.

Nächstes Thema: Sicherheit

In Kapitel 5 stellen wir die Schutzmechanismen vor, die für Datensicherheit bei Workday sorgen. Bei Workday stehen die Sicherheit und der Schutz der Kundendaten an erster Stelle und dank unseres Sicherheitsmodells können wir diese Sicherheit in großem Umfang bereitstellen. So kommen Verbesserungen für einen Kunden automatisch allen Kunden zugute.

Workday | Telefon: +49 (0) 89 21093215 | workday.de

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